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マッチングやコメント機能を活かして業務を効率化 | SHARE.infoの使い方アイデア - 3

投稿:くまごろう  
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IT を活用した業務の効率化は色々あります。ただし、クラシファイドサイトのような仕組みを自社の業務にあわせて一から開発すると、数百万円以上があっという間に飛んで行ってしまうでしょう。資金力のある大きな会社は、自社の業務にぴったりのシステムを開発することができると思います。しかし、小規模事業者や個人レベルでは難しい。そこで、SHARE.info を応用して、比較的低コストに業務の効率化ができないか考えてみます。

なお、業務の効率化は、例えば、トラックなどの配車に SHARE.info はフイットするかもしれません。他にも業務内容によって何が効果的か千差万別です。そこで今回は、SHARE.info が業務効率化に役立ちそうなポイントを挙げ、それそれの業務に応用できるか検討していただく時のヒントにしていただければと思います。

ここで述べるポイントが業務の効率化に貢献できそうであれば、システムの初期開発コストはゼロ・利用コストも十分に低く設定されていますから、あとは、効果を試すのみです。もし、どうしても SHARE.info のシステムのままでは機能が足りない時は、個別にカスタマイズを依頼いただく事もできます。SHARE.info のプロプランを利用しながら、使えるところはしっかり使い、不足している機能だけを開発するとしたら、一から開発するより劇的にコストを押させる事ができるかもしれません。

カスタマイズをご依頼いただく際のおすすめのポイントもありますので、それも最後に挙げてみようと思います。


SHARE.info が業務の効率化に貢献できそうなポイントや、インターネットを応用するときの考え方のヒント

SHARE.info に限りませんが、インターネットは距離を意識する必要がありません。遠方の営業所や取引先とのやりとりに手間とコストがかかっているなら、SHARE.info が応用できる可能性があります。

時間の意識も変わります。先方の状況に関わらず SHARE.info に投稿すれば良いでしょうし、投稿を見る側も必要な時に見る事ができます。日中働く人と夜間働く人の間で情報をやり取りするなどに効果を発揮する可能性があります。

投稿=発注先探しや、投稿=受託先探し、などと投稿を仕事のある部分に当てはめてがんがえ、その単位の管理や、やり取りに手間がとられている場合、SHARE.info を採用する事で効率化ができるかもしれません。

沢山の話題を話し合わなければいけない場合や沢山の連絡事項がある場合、それぞれの話題を SHARE.info の投稿にすれば、話し合いをコメント欄を使ったディスカッションに置き換える事ができるかもしれません。コメント欄を活用すれば、ドキュメント化の手間も削減できる可能性があります。投稿を日報など報告書の提出先とすれば、各自の日報を全員に開示する事ができますし、管理職の方が日報にコメントを書き込む事もできます。ディスカッションに距離は関係なく多数の人が同時に参加する事も可能です。

多くの設備(会議室や機材など)を共同利用する場でも、SHARE.info を使い、やり取りができるかもしれません。設備=投稿と考え、コメント欄に利用予約を入れるなどの方法です。あるいは、その設備の管理担当者に問い合わせ欄から予約をリクエストするのも良いかもしれません。施設管理担当者は、予約状況を投稿に書き込む事で利用者に予約状況をお知らせできます。

社員間のコミュニケーションツールとしてもぴったりかもしれません。距離の離れた場所で仕事をしている人はもちろん、野外で仕事をしている人でもスマートフォンがあれば、いつでも SHARE.info を介して情報が共有できます。


カスタマイズを依頼する時のポイント

カスタマイズのご依頼は、プロプランのシステムを試していただき、差分を発注いただく事を前提に考えています。これは、SHARE.info のプロプランという基礎をお互いの共通の理解とする事でシステムに何が必要で、何を積み増す必要があるのかが明確になるためです。なんの前提もなくシステムの開発に着手すると、何が必要で何をつくらないといけないのか、何は作らなくても実現できるのかなどを洗い出すための時間(=コスト)がかかるのです。従いまして、ポイントの一つ目は、SHARE.info のプロプランを試して、そのままでは本当にどうにもならない機能を洗い出すという事です。

二つ目のポイントは、元々の SHARE.info のプロプランでできる事をよく吟味する事です。色々な機能が入っていますから、運用を少し調整すれば事足りる場合が沢山あるはずです。システムを業務にぴったり合わせようとすればするほど、システム構築のコストは跳ね上がり、開発にかかる時間も長くなります。人は柔軟ですから、人が少しだけやり方を変えたり、本来想定されている機能を別の用途に応用すれば、SHARE.info のプロプランで実現できる事が多くなります。

もう一つ、デザイン(見栄え)についてですが、多くの人に利用してもらう公開されたサイトでも、業務の道具に使うならなおさら、凝る理由がない限り凝らない方が良いと思います。ウェブサイトを作る時は誰でも綺麗で個性的なサイトが欲しくなります。でも、本当にそれは大切な部分でしょうか。ウェブサイトの肝はコンテンツや機能性です。デザインは、サイトのオーナーは嬉しいとは思いますが、利用者にとって二の次の部分になっていないかよく検討してください。デザインに凝るとコストがかかりますし、利用開始後の修正にも余分に時間(=コスト)がかかる可能性が高まります。サイトに期待する効果にデザインがどれほどの意味を持つのか、よく検討する事をおすすめします。


最初にも書きましたが、業務に応用する方法は様々です。お使いになる方々の知恵とアイデア次第で様々な事に利用できると思います。ご興味を持たれた方は、ぜひ SHARE.info をお試しいただいて、業務への応用を検討してください。

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