オンボーディングとは
新しく入社した人が、安心して活躍するための取り組み
オンボーディングとは、新しく入社する人が会社や職場について理解し、周囲との関係を築きながら、安心して仕事を始められるように支援する一連の取り組みです。
「オンボーディング」という言葉は、飛行機や船に乗り込むことを表す「on-board」に由来します。新しいメンバーを組織の一員として迎え入れ、仕事や職場に少しずつ慣れてもらう過程を意味します。
入社初日に会社案内や社内ルールを説明するだけではなく、内定後の入社準備から、入社直後の研修、配属後の業務支援、人間関係づくり、定期的なフォローまでを継続して行うことが重要です。
新卒社員だけでなく、中途採用者、契約社員、パート・アルバイト、異動した社員など、新しい職場や役割に加わる人もオンボーディングの対象になります。
オリエンテーションとの違い
オンボーディングと似た言葉に「オリエンテーション」があります。
オリエンテーションは、入社初日や研修初日に実施される説明会を指すことが一般的です。会社概要、就業規則、社内制度、設備の使い方、研修日程など、仕事を始めるために必要な基本情報をまとめて伝えます。
一方、オンボーディングは、入社前から入社後数週間、数か月にわたって行われる継続的な取り組みです。
情報を一度説明して終わるのではなく、入社する人の理解度や不安、業務の習得状況を確認しながら、必要な情報提供やコミュニケーションを続けます。
オリエンテーションはオンボーディングの一部であり、オンボーディングは新しい社員の受け入れ全体を表す、より広い考え方といえます。
なぜオンボーディングが必要なのか
新しい会社へ入社するときは、期待と同時に多くの不安が生まれます。
入社日までに必要な手続きは終わっているか、どのような服装で出社すればよいか、研修についていけるか、配属先で良い人間関係を築けるかなど、不安の内容は人によって異なります。
必要な情報が十分に届いていないと、入社する人は小さな疑問を抱えたまま入社日を迎えることになります。入社後も、忙しそうな先輩社員に質問することをためらい、分からないことを一人で抱え込んでしまう場合があります。
丁寧なオンボーディングを行うことで、入社する人は仕事や職場について事前に理解でき、安心して準備を進められます。会社から歓迎されていることが伝われば、新しい職場に対する信頼や前向きな気持ちも生まれます。
受け入れる会社にとっても、新入社員が抱えている疑問を早い段階で把握し、必要な支援を用意できるというメリットがあります。
オンボーディングは入社前から始まる
オンボーディングは、入社初日から始めるものではありません。
内定承諾から入社日までに期間が空く場合、会社からの連絡が少ないと、内定者は「入社までに何をすればよいのか」「本当にこの会社を選んでよかったのか」と不安を感じることがあります。
入社前から、必要書類、健康診断、制服、持ち物、集合場所、研修日程などの情報を分かりやすく案内しておくことが大切です。
仕事内容や一日の流れ、配属予定の施設、社員寮、通勤方法、職場周辺の生活情報なども事前に確認できれば、入社後の生活を具体的にイメージできます。
また、人事担当者からの案内だけでなく、同期の自己紹介や先輩社員の経験談に触れられる機会をつくることで、入社前の孤独感を減らせます。
新卒社員に必要なオンボーディング
新卒社員にとっては、入社と同時に社会人としての生活が始まります。
仕事の知識だけでなく、報告・連絡・相談、ビジネスマナー、勤怠管理、社内でのコミュニケーションなど、初めて学ぶことが数多くあります。
すべてを一度に説明しても、すぐに理解して実践できるとは限りません。入社前、入社初日、一週間後、一か月後といった節目ごとに必要な情報を提供し、少しずつ学べるようにすることが重要です。
同期同士が気軽に話せる環境も、新卒社員の安心につながります。分からないことや失敗したことを共有し、お互いに励まし合える関係があれば、新しい環境へ適応しやすくなります。
先輩社員から、入社当初に困ったことや仕事を覚えるために工夫したことを伝えることも効果的です。
中途採用者に必要なオンボーディング
中途採用者は社会人経験があるため、即戦力として期待されることがあります。
しかし、同じ職種の経験があっても、会社が変われば業務の進め方、使用するシステム、社内用語、判断基準、組織文化などは異なります。
「経験者だから説明しなくても分かるだろう」と考えてしまうと、中途採用者は基本的なことを質問しにくくなります。何が分からないのかを周囲へ伝えられないまま、仕事を進めてしまうこともあります。
前職での経験を尊重しながら、自社独自のルールや仕事の進め方を丁寧に説明することが大切です。
中途採用者向けの情報を分けて掲載したり、同じ時期に入社する人や中途入社経験のある先輩社員と交流できる機会を用意したりすることで、必要な情報へたどり着きやすくなります。
情報共有とコミュニケーションを一つの場所に
オンボーディングでは、必要な情報を正確に伝えることと、人と人とのつながりをつくることの両方が大切です。
メールでの一方向の案内だけでは、入社する人がどこで困っているのかを把握しにくくなります。また、質問への回答が本人にしか届かないため、同じ問い合わせが繰り返されることがあります。
オンボーディングサイトに案内、質問、回答を集約すれば、必要な情報をいつでも確認できます。過去の質問と回答をほかの利用者も参照できるため、同じ疑問を持つ人の助けにもなります。
会社からのお知らせ、入社準備、研修、仕事内容、配属先の生活情報などをカテゴリーごとに整理すれば、情報を探しやすくなります。
投稿やコメントを使って、内定者、中途採用者、人事担当者、先輩社員が交流できるようにすることで、会社からの情報提供だけでは得られない安心感を生み出せます。
問い合わせ対応の負担を軽減
入社前には、書類、服装、持ち物、研修、配属先などについて、人事担当者へ同じような問い合わせが寄せられます。
個別のメールや電話ですべてに対応すると、人事担当者の負担が大きくなります。回答する人によって内容が異なったり、重要な連絡がほかのメールに埋もれたりする可能性もあります。
よくある質問と回答をオンボーディングサイトへ掲載しておけば、内定者や中途採用者が自分で情報を確認できます。
新しい質問への回答もサイト上に残るため、情報が蓄積され、翌年度以降の採用活動にも活用できます。
問い合わせを減らすことで、人事担当者は個別の配慮が必要な相談や、入社後のフォローなど、より重要な対応に時間を使えるようになります。
同期や先輩社員との交流もオンボーディングの一部
オンボーディングは、業務に必要な知識を教えるだけの取り組みではありません。
安心して質問できる人を知り、職場の中に自分の居場所をつくることも重要です。
入社前から同期と自己紹介や情報交換ができれば、入社式や研修で初めて会うときの緊張を和らげられます。趣味、希望職種、引っ越し準備、入社前学習など、気軽な話題から交流を始められます。
先輩社員へ質問できる環境があれば、仕事の一日の流れ、研修で意識すること、失敗したときの対応など、現場で働いている人ならではの情報を得られます。
先輩社員にとっても、新しく入社する人の考えや不安を事前に知ることで、入社後の声掛けや指導を行いやすくなります。
オンボーディングを継続するために
オンボーディングを効果的に進めるためには、一度に多くの情報を伝えるのではなく、その時期に必要な情報を届けることが大切です。
入社前は手続きや準備、入社直後は社内ルールや基本業務、一か月後は仕事の振り返りや困りごとの確認など、段階に合わせて内容を変えていきます。
また、人事担当者だけに任せるのではなく、配属先の責任者、研修担当者、先輩社員、同期など、複数の人が関わることも重要です。
質問しやすい雰囲気をつくり、定期的に状況を確認しながら、新しい社員が無理なく職場へなじめるよう支援します。
SHARE infoで作成したデモサイトです
この「内定者・中途採用者オンボーディングサイト・入社前コミュニティ」は、会員制の情報共有サイトを作成できる「SHARE info（シェアインフォ）」を利用したデモサイトです。
掲載されている会社名、施設名、人物、プロフィール、投稿、コメントなどは、デモンストレーションのために作成された架空の情報です。実在する企業、団体、施設、人物とは関係ありません。
実際の運用では、内定者、中途採用者、人事担当者、先輩社員など、登録された会員だけが閲覧・投稿できる専用サイトとして設定できます。
会社からのお知らせ、入社手続き、研修資料、よくある質問、先輩社員への相談、同期交流などを一つのサイトにまとめることで、入社前後の不安解消、問い合わせ削減、コミュニケーションの活性化に役立てられます。
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