提案書テンプレートの標準化を現場で実証｜営業DX・間接部門DXの業務改善で処理リードタイムを46％短縮

グループ子会社Aの石川健です。「提案書テンプレートの標準化」は一度目のやり方では思うような成果が出ず、設計を見直したテーマです。今回は、最初につまずいた点と、営業・間接部門DXとして現場に受け入れられるまでに変更した内容を中心に紹介します。成功結果だけでは判断しにくいため、検証に使った52件の記録も残しました。

当初の状況は、ツールは導入済みでしたが、入力項目が多く、更新されないデータが増えていました。現場説明では理解を得られたつもりでしたが、実際の作業では例外が多く、担当者が従来手順へ戻る場面がありました。そこで利用率だけを見るのをやめ、使わなかった理由、途中で止めた理由、誰に確認したかを記録し、技術上の問題と運用上の問題に分けました。

再設計では、利用者への聞き取りから、毎週発生する確認作業を洗い出し、件数と所要時間で優先順位を付けました。全体展開をいったん止め、影響の小さい範囲で3週間の再試行を実施しました。毎週のレビューでは管理者が結論を決めるのではなく、実際に操作した人から改善案を出してもらい、次の一週間で一つだけ変更して差を確認しました。

見直し後は「処理リードタイムを46％短縮」となり、確認漏れや再作業も16％減少しました。特に、例外時に手作業へ戻す基準を明確にしたことで、止まったまま放置されるケースが減りました。ただし、短期間の数字だけで成功と判断せず、担当者交代後も同じ結果になるかを追加確認しています。

現在も、一部の担当者に作業が集中しないよう、月次で処理件数と滞留を確認しています。今回の経験から、機能の多さより、やめる条件と助けを求める先が明確であることが定着には重要だと分かりました。改善履歴には採用しなかった案と理由も残し、次の担当者が同じ検討を繰り返さないようにしています。

営業・間接部門のDXでは、入力負担とデータ活用のバランスをどう取っていますか。利用率を上げた小さな工夫や、逆効果だった施策を教えてください。

※この投稿はデモンストレーション用のサンプルです。人物や企業、内容は架空のものです。