RPA・業務自動化の導入事例の進め方：製品マスタ更新の半自動化で分かった効果と残課題

東日本工場で製品マスタ更新の半自動化を担当している小林真由です。先に結果をお伝えすると、今回の試行では「月間38時間を削減」となりました。ただし、すべてが想定どおりだったわけではありません。効果が出た条件と、まだ人の確認が必要な場面を分けて記録したので、同じテーマを検討している方の参考になればと思います。

改善前は、複数形式のExcelを手作業で統合していたため、締め日の残業が常態化していました。そこで、直近の実績から82件を抽出し、開始から完了までの時間、差し戻し回数、問い合わせ先、例外の理由を一件ずつ確認しました。平均値だけでなく、時間が極端に長かったケースを見たことで、作業そのものより確認待ちがボトルネックになっていることが分かりました。

対策として、ロボット名、管理者、実行時刻、復旧手順を台帳化し、誰でも停止と再実行ができるようにしました。試行期間は10週間とし、利用者が困った場面をその日のうちに短いメモで残してもらいました。翌週まで問題を持ち越さず、小さな設定変更と手順修正を繰り返した点が、定着に効いたと考えています。説明会は一度で終わらせず、質問の多かった部分だけを10分の補足資料にしました。

処理時間の改善に加え、確認漏れと再作業は28％減少しました。一方、担当者によるばらつきは完全にはなくなっていません。数値が改善していても、別工程へのしわ寄せや入力負担が増えていないかを確認するため、作業後アンケートと例外対応時間も継続して測っています。

次の課題は、画面変更で停止する可能性があるため、月次点検とエラー通知の担当を明確にしています。今回は効果の出た結果だけでなく、対象外にした条件、途中で変更した判断基準、手作業を残した理由も資料に含めました。他拠点が同じ失敗を繰り返さないよう、再利用時には前提条件から確認できる形にしていきます。

同じような自動化を行っている拠点では、画面変更への追従や担当者不在時の復旧をどのように運用していますか。保守工数の実績もぜひ共有してください。

※この投稿はデモンストレーション用のサンプルです。人物や企業、内容は架空のものです。