受注CSVの自動統合を現場で実証｜RPA・業務自動化の導入事例で月間31時間を削減

本社DX推進室の鈴木健太です。「受注CSVの自動統合」は一度目のやり方では思うような成果が出ず、設計を見直したテーマです。今回は、最初につまずいた点と、RPA・業務自動化として現場に受け入れられるまでに変更した内容を中心に紹介します。成功結果だけでは判断しにくいため、検証に使った19件の記録も残しました。

当初の状況は、複数形式のExcelを手作業で統合していたため、締め日の残業が常態化していました。現場説明では理解を得られたつもりでしたが、実際の作業では例外が多く、担当者が従来手順へ戻る場面がありました。そこで利用率だけを見るのをやめ、使わなかった理由、途中で止めた理由、誰に確認したかを記録し、技術上の問題と運用上の問題に分けました。

再設計では、ロボット名、管理者、実行時刻、復旧手順を台帳化し、誰でも停止と再実行ができるようにしました。全体展開をいったん止め、影響の小さい範囲で11週間の再試行を実施しました。毎週のレビューでは管理者が結論を決めるのではなく、実際に操作した人から改善案を出してもらい、次の一週間で一つだけ変更して差を確認しました。

見直し後は「月間31時間を削減」となり、確認漏れや再作業も16％減少しました。特に、例外時に手作業へ戻す基準を明確にしたことで、止まったまま放置されるケースが減りました。ただし、短期間の数字だけで成功と判断せず、担当者交代後も同じ結果になるかを追加確認しています。

現在も、画面変更で停止する可能性があるため、月次点検とエラー通知の担当を明確にしています。今回の経験から、機能の多さより、やめる条件と助けを求める先が明確であることが定着には重要だと分かりました。改善履歴には採用しなかった案と理由も残し、次の担当者が同じ検討を繰り返さないようにしています。

同じような自動化を行っている拠点では、画面変更への追従や担当者不在時の復旧をどのように運用していますか。保守工数の実績もぜひ共有してください。

※この投稿はデモンストレーション用のサンプルです。人物や企業、内容は架空のものです。