設備点検期限のメール通知を他工場へ横展開｜RPA・業務自動化の導入事例の実践記録

「設備点検期限のメール通知は本当に役立つのか」。この疑問を確かめるため、東日本工場で実証を担当した小林真由です。うまくいった点だけでなく、途中で迷った点も含めて共有します。

取り組みの背景と進め方

取り組み前は、複数形式のExcelを手作業で統合していたため、締め日の残業が常態化していました。そこで、直近の作業から33件を選び、作業時間、待ち時間、差し戻し、例外対応を記録しました。平均だけを見ると原因が隠れるため、特に時間が長かった例と、担当者が判断に迷った例を一件ずつ確認しました。

実施したのは、処理を入力、判定、登録、通知の四つに分け、各工程でログとスクリーンショットを保存する設計にしました。現場を止めないよう対象を限定し、毎週一度、利用者と管理者で結果を確認しました。質問が多かった部分は短い手順書に直し、正常時だけでなく、作業を止める条件と手作業へ戻す条件も決めました。

分かった効果と残った課題

試行中は、設備点検期限のメール通知に直接関わる担当者だけでなく、前後の工程にも週一回意見を聞きました。33件の記録には、数字だけでなく『何に迷ったか』『誰の助けが必要だったか』も一行で追加しています。この記録から、説明資料だけでは見えなかった小さな不便が分かり、操作や役割分担を早めに直すことができました。

主な結果は「月間44時間を削減」です。確認漏れややり直しも導入前より7％減りました。一方で、繁忙日や経験の浅い担当者では効果が小さい場面もありました。数字が良くても別の工程へ負担を移しては意味がないため、品質、安全、使いやすさも一緒に確認しています。

今回の確認ポイント

1. 対象業務と困りごとを一つに絞る
2. 改善前の数字を同じ条件で残す
3. 例外時の戻し方と相談先を決める

皆さんに聞きたいこと

同じような自動化を行っている拠点では、画面変更への追従や担当者不在時の復旧をどのように運用していますか。保守工数の実績もぜひ共有してください。

※この投稿はデモンストレーション用のサンプルです。