日報データの基幹システム転記をやさしく解説｜RPA・業務自動化の導入事例の仕組みと測定結果

「日報データの基幹システム転記は本当に役立つのか」。この疑問を確かめるため、グループ子会社Aで実証を担当した藤田玲奈です。うまくいった点だけでなく、途中で迷った点も含めて共有します。

取り組みの背景と進め方

今回の学びは、便利な道具を入れるだけでは改善にならないことです。誰が判断し、困ったときに誰へ聞き、どの数字で効果を確かめるかまで決める必要があります。採用しなかった案とその理由も残すと、次の担当者が同じ検討を繰り返さずに済みます。

取り組み前は、自動化済みの処理でも担当者しか例外対応を理解しておらず、休暇時に停止する問題がありました。そこで、直近の作業から93件を選び、作業時間、待ち時間、差し戻し、例外対応を記録しました。平均だけを見ると原因が隠れるため、特に時間が長かった例と、担当者が判断に迷った例を一件ずつ確認しました。

分かった効果と残った課題

実施したのは、ロボット名、管理者、実行時刻、復旧手順を台帳化し、誰でも停止と再実行ができるようにしました。現場を止めないよう対象を限定し、毎週一度、利用者と管理者で結果を確認しました。質問が多かった部分は短い手順書に直し、正常時だけでなく、作業を止める条件と手作業へ戻す条件も決めました。

主な結果は「月間18時間を削減」です。確認漏れややり直しも導入前より28％減りました。一方で、繁忙日や経験の浅い担当者では効果が小さい場面もありました。数字が良くても別の工程へ負担を移しては意味がないため、品質、安全、使いやすさも一緒に確認しています。

残る課題は、自動化前の業務に無駄が残っていたため、処理そのものを見直してから再構築する予定です。次の確認では、担当者が交代しても同じ手順で続けられるか、例外対応に何分かかるかを測ります。ほかの工場へ広げる場合は、設備や人数の違いを先に整理し、そのままコピーできる部分と、変更が必要な部分を分ける予定です。

今回の確認ポイント

1. 品質と安全を最優先にする
2. 効果だけでなく保守時間も測る
3. 他拠点との違いを先に確認する

皆さんに聞きたいこと

同じような自動化を行っている拠点では、画面変更への追従や担当者不在時の復旧をどのように運用していますか。保守工数の実績もぜひ共有してください。

※この投稿はデモンストレーション用のサンプルです。