営業DX・間接部門DXの業務改善の始め方｜見積承認リードタイムの短縮を小さく試して分かったこと

一度は思うように使われなかった「見積承認リードタイムの短縮」を、グループ子会社Aで見直しました。担当の石川健です。止まった理由を隠さず整理したことが、再スタートのきっかけになりました。

取り組みの背景と進め方

取り組み前は、ツールは導入済みでしたが、入力項目が多く、更新されないデータが増えていました。そこで、直近の作業から122件を選び、作業時間、待ち時間、差し戻し、例外対応を記録しました。平均だけを見ると原因が隠れるため、特に時間が長かった例と、担当者が判断に迷った例を一件ずつ確認しました。

試行中は、見積承認リードタイムの短縮に直接関わる担当者だけでなく、前後の工程にも週一回意見を聞きました。122件の記録には、数字だけでなく『何に迷ったか』『誰の助けが必要だったか』も一行で追加しています。この記録から、説明資料だけでは見えなかった小さな不便が分かり、操作や役割分担を早めに直すことができました。

分かった効果と残った課題

実施したのは、利用者への聞き取りから、毎週発生する確認作業を洗い出し、件数と所要時間で優先順位を付けました。現場を止めないよう対象を限定し、毎週一度、利用者と管理者で結果を確認しました。質問が多かった部分は短い手順書に直し、正常時だけでなく、作業を止める条件と手作業へ戻す条件も決めました。

主な結果は「処理リードタイムを22％短縮」です。確認漏れややり直しも導入前より14％減りました。一方で、繁忙日や経験の浅い担当者では効果が小さい場面もありました。数字が良くても別の工程へ負担を移しては意味がないため、品質、安全、使いやすさも一緒に確認しています。

今後は「処理リードタイムを22％短縮」を一時的な結果で終わらせないため、同じ条件であと4週間測定します。その後、別の班または別設備で小さく再現テストを行い、効果が出なかった場合も理由を記録します。横展開を希望する拠点には、準備物、所要時間、確認表、元に戻す手順をまとめて渡す予定です。

今回の確認ポイント

1. 担当者の感想を短い言葉で集める
2. 平均値だけで判断しない
3. 手作業を残す条件を明確にする

皆さんに聞きたいこと

営業・間接部門のDXでは、入力負担とデータ活用のバランスをどう取っていますか。利用率を上げた小さな工夫や、逆効果だった施策を教えてください。

※この投稿はデモンストレーション用のサンプルです。