外国人住民への案内を一枚にしたら｜窓口を減らすより順番を伝える

ある生活案内の見直しで、関係する窓口を一枚の紙にまとめました。最初は情報を集めれば親切になると思いましたが、窓口が多すぎて、本人はどこから連絡すればよいかわからなくなっていました。案内を増やすことと、使いやすくすることは同じではありませんでした。

見直した紙には、まず相談したいことを本人の言葉で書く欄を作りました。その下に、最初に確認する窓口と、確認後に別の案内を受ける可能性があることを記します。手続きを全部終える順番を一律に決めるのではなく、最初の行動を明確にする形です。

さらに、開いている時間だけでなく、予約や対応言語を確認したかを担当者が見直すようにしました。情報の確認日を残し、次に同じ用紙を使う際に、前の内容をそのまま信じないようにしています。地域が違えば案内先も変わるため、対象地域も入れました。

本人からは、相談したいことを窓口で見せられると話し始めやすい、という感想がありました。一方、紙に個人の事情を書き込みすぎると、持ち歩きや受け渡しの際に心配が増えます。必要な内容に絞り、公開の場へ画像を載せないようにも案内しています。

今後はスマホでも読みやすい形を考えたいです。皆さんが窓口案内で重視しているのは、情報量、見やすさ、行動の順番のどれでしょうか。実際に使って気づいた改善点を聞けると、次の見直しに役立ちます。

※この投稿はデモンストレーション用のサンプルです。