紙の配車ホワイトボードをシステム化する前に整理した運用ルール

紙の配車ホワイトボードをシステム化する前に整理した運用ルール

配車システムを入れれば情報共有が進むと思っても、入力する時刻や変更責任が決まっていなければ、紙と画面の二重管理になります。当社では導入前にホワイトボード上の判断を洗い出しました。

背景

営業所では車両、ドライバー、行先を磁石で管理し、変更は付箋や口頭で伝えていました。写真を撮って別拠点へ送るため情報が古く、帰り荷の予定や車両装備は担当者の記憶に頼っていました。一方、ベテランは一覧性の高いボードを手放すことに不安がありました。

小さく試した内容

1. 朝の確定、荷主変更、ドライバー連絡、完了の更新時点を定義した
2. 車格、装備、運行時間、帰庫予定など検索したい項目を選んだ
3. 2週間は画面を主、紙を確認用とし、入力漏れの原因を毎日集めた

現時点の評価

変更が全拠点で同時に見えるようになり、同じ車両への二重依頼がなくなりました。帰庫予定で検索できるため、追加便の候補探しも平均12分短くなりました。紙をそのまま電子化せず、誰がいつ情報を確定するか決めたことが効果につながりました。

注意したい点：システムに合わせて現場へ無理な入力を増やすと定着しません。走行中のドライバーへ操作を求めず、配車担当や自動連携で更新できる範囲を広げています。

配車システム導入時に二重管理を終える基準をどう決めましたか。紙の一覧性を補う画面の工夫も知りたいです。

※この投稿はデモンストレーション用のサンプルです。