外国人入居者への修繕案内｜短い日本語と一つずつの確認で伝わった事例

日本語での長い説明が難しい入居者へ、訪問の調整を案内しました。最初は丁寧にしようとして一文が長くなり、調査の日と修理の日の違いが伝わりませんでした。言葉を簡単にするだけでなく、一度に伝える情報を減らしたことで話が進みました。

一文に一つの内容を入れる

「まず、設備を見に行きます」「その日に修理できるかは、まだ分かりません」「修理の日は、確認した後にお知らせします」と区切りました。相手を子ども扱いするのではなく、長い敬語や省略された主語を減らします。「手配」「現調」などの言葉も言い換えました。

日時は口頭だけにせず、会社が認めた連絡方法で文字でも伝えました。翻訳を使う場合は個人情報を外部へ入力してよいかという自社ルールを確認し、重要な条件は担当者が内容を確かめます。翻訳結果を出しただけで説明が終わったことにはしません。

「分かりましたか」だけにしない

返事があっても、同じ理解とは限りません。「今回は、設備を見るための訪問です。ご予定で難しい点はありますか」と具体的に確認しました。こちらの説明が悪かった可能性も考え、同じ文章を大きな声で繰り返すのは避けました。

今回うまくいったのは、短い言葉と文字の案内を組み合わせた点です。言語によっては通訳などの支援が必要なこともあります。皆さんが言い換えて伝わりやすくなった修繕用語や、日時の伝え方を教えていただけると助かります。

※この投稿はデモンストレーション用のサンプルです。