社内FAQが検索で見つからない｜設備名だけの見出しを質問の言葉に変えた

研修で「エアコン」のFAQを探してもらったところ、記事はあるのに目的の回答へたどり着けない受講者がいました。見出しが設備名だけで、中に何が書かれているか分からなかったためです。検索機能の問題と思っていましたが、記事の作り方にも原因がありました。

入居者が話す言葉をタイトルに入れる

「空調設備の対応」より「エアコンが冷えないとき、受付で何を聞くか」の方が内容を想像できます。本文には、実際によく聞く「風は出るが涼しくない」といった表現も自然に入れました。キーワードだけを並べるのではなく、何の疑問に答える記事かをはっきりさせています。

別の意味がある言葉も見直しました。「完了」では、修理の完了か連絡の完了か分かりません。見出しで範囲を示すと、似た記事を開いては戻る回数が減ったという感想がありました。全体の効果は、今後の利用状況で確かめる予定です。

AIに案内させる前にも役立ちます

記事の対象や条件がはっきりしていると、人が読んだときにも内容を使えるか判断しやすくなります。AIのためだけに特別な文章を書くのではなく、質問、回答、適用条件、確認日を整理する方針です。コメントの意見と承認済み本文の区別も残します。

検索して見つからなかった言葉を教えてください。新しい記事を増やすべきか、既存の記事名を直せばよいかを一緒に考えたいです。同じ回答を何本も作る前に、入口を見直してみませんか。

※この投稿はデモンストレーション用のサンプルです。