修繕の訪問予定が変更になったとき｜連絡漏れを防ぐ順番を相談

協力会社から訪問予定の変更連絡を受け、業務システムの日程は直しましたが、入居者への案内が後になった事例がありました。記録が最新でも、関係する人に伝わっているとは限りません。変更の際に確認する順番を整理しています。

変更した日付だけで終わらせない

誰から変更の連絡が来たか、本人へ伝えたか、新しい候補を本人が確認したかを分けて残す案です。変更前の日時を上書きするだけでは経緯が分からなくなるため、元の記録も業務システムの運用に沿って確認できるようにします。

入居者にまだ連絡がつかない場合、新しい日時を確定として扱うかどうかは慎重に考える必要があります。私は「変更調整中」と書き、候補の受け入れが確認できているかを明記しています。記録を見た別の人が、すでに案内済みと思わないためです。

伝える相手の確認も必要でした

日程の影響を受けるのが本人と協力会社だけとは限りません。立ち会い担当など、必要な共有先を正規の記録で確認します。ただし、関係のない人まで個人情報を広げないよう、連絡が必要な範囲を見ます。

皆さんは変更の連絡で、どの作業を区切りにしていますか。「システムを更新した」「本人へ案内した」「新しい予定を確認した」の三つをそろえる方法を知りたいです。確認欄を増やさず回せている拠点があれば、ぜひ教えてください。

※この投稿はデモンストレーション用のサンプルです。