修繕の二重手配を防ぐには｜メール送信と引き受け確認の境目を相談

受付からの連絡を見た二人が、それぞれ協力会社へ相談し、同じ内容の依頼が重なりかけた事例がありました。一人は電話、もう一人はメールだったため、お互いの動きが分からなかったそうです。個人の注意だけで防ぐ方法には限界を感じています。

今の記録を見直しました

「依頼済み」という記載はありましたが、依頼した人、相手の返答、次の確認予定がそろっていませんでした。メールを送った段階で終わったと思う人と、引き受けの返答が来てから終わりと考える人がいました。

改善案は、業務システムの同じ記録欄に「依頼を送った」「返答待ち」「引き受け確認」の事実を残すことです。このコミュニティを手配状況の掲示板にはせず、書き方の工夫だけを共有します。相手先や個別の案件番号は投稿に載せません。

急ぐ場面でも使える形にしたいです

連絡してから記録するまでの間に、別の人が動く可能性は残ります。連絡前に担当を決めることが必要そうですが、すべてに承認を挟むと対応が遅くなる心配もあります。緊急時の連絡手順と通常手配の手順を、同じにしないことも検討しています。

手配担当や拠点責任者の皆さんは、依頼する人をどの時点でそろえていますか。二重手配を防げた具体的な運用があれば、担当者の人数や前提条件も含めて教えてください。システムの機能を増やす前に試せる案を探しています。

※この投稿はデモンストレーション用のサンプルです。