「洗面台の下がぬれる」水漏れ相談で、場所をうまく聞き取れません

管理担当に異動してから、電話だけで水漏れの場所を聞く難しさを感じています。先日の受付では「洗面台の下」と聞いて収納の中を想像しましたが、先輩が確認すると、入居者が指していたのは洗面台の前の床でした。こちらの頭に浮かんだ場所と、相手の言葉がずれていました。

自分で確認したこと

水が出続けているか、気づいた時間、生活への影響は先輩の支援を受けて確認し、所定の窓口へ引き継ぎました。ここでは対応中の案件を判断してほしいのではなく、次の受付で場所を取り違えない方法を相談したいです。

「扉を開けた中ですか、それとも足元の床ですか」と聞けば伝わりそうですが、場所によって毎回選択肢を考えると質問が長くなります。また、分かりにくいからといって無理に物を動かしたり、配管へ触れたりしてもらうのは避けたいと考えています。

写真がなくても伝わる聞き方を探しています

写真を送れる方ばかりではありません。私はメモに簡単な位置関係を書く練習をしていますが、通話をしながらだと情報が抜けます。「どこがぬれているか」と「どこから水が来ていると思うか」を別に聞く案も先輩から教わりました。推測を事実として記録しないためです。

設備に詳しい方、受付の経験が長い方は、相手に負担をかけず場所を確かめるためにどんな言葉を使いますか。新人でも覚えやすい一つか二つの質問から試してみたいです。

※この投稿はデモンストレーション用のサンプルです。