夜間受付の引き継ぎ練習｜架空の電話メモを日中担当に読んでもらいました

夜間受付の研修で、担当者同士の読み合わせを試しました。実際の案件を教材へ転記せず、よくある行き違いを組み合わせた架空の電話メモを使います。夜間側には分かる文章が、日中側にも同じように伝わるかを確かめる練習です。

正解を教える前に、次の行動を聞く

メモを読んだ人に「最初に何を確認しますか」と聞きました。「連絡済み」とあるだけでは、誰へ何を伝えたのか分からないという意見が出ました。また、入居者の希望と受付担当の約束が、同じ欄に書かれている点も見つかりました。

その場で文章を短く直し、別の担当者にもう一度読んでもらいます。上手な文章を書く練習というより、相手が動くために必要な情報をそろえる練習です。書いた人を評価する場にしないと最初に伝えたことで、迷った点も話しやすくなりました。

実務へ戻すときの注意

教材で使った手順を、そのまま緊急対応の基準にはしません。連絡先や判断基準は会社が管理する最新版を使い、研修では記録の読み方だけを扱いました。架空の教材でも、実在の人物や物件を連想させる情報は入れていません。

短時間でも、日中側の視点を聞ける機会になりました。皆さんの研修では、別の部署にメモを読んでもらう機会はありますか。読み合わせで気づいた曖昧な表現や、参加しやすい進め方を共有していただけると助かります。

※この投稿はデモンストレーション用のサンプルです。