社内相談の振り返りを15分で｜件数より「何度も聞かれたこと」を集める

拠点会議で修繕の話を始めると、個別案件の状況説明だけで時間が終わっていました。必要な話ではありますが、同じような相談がなぜ繰り返されるかを考える時間がありません。そこで、共通の工夫を話す時間を短く設けました。

一人一つ、繰り返し聞かれた質問を持参

この試行では15分を目安に、各担当が「今週、何度か聞かれたこと」を一つ持ち寄りました。正確な集計を義務にせず、まず話題を見つける段階としました。個別案件の判断が必要な話は、担当者との別の確認へ戻します。

出てきたのは、機器の専門的な話より「修理日が決まらないときの説明」「誰から連絡するか」といった内容でした。すぐに新しい規則を作るのではなく、既存のFAQで答えられるか、記事が探しにくいだけかを確認しています。

一度にたくさん決めない

会議の最後には、一つだけ次に試す工夫を選びました。担当と振り返る時期を決め、使いにくければ戻してよいと伝えます。短い会議を増やしたこと自体が成果なのではなく、現場の負担が減るかを見ることが目的です。

今は少人数の拠点で試した段階で、他拠点への効果は分かりません。皆さんは日常の質問を改善の材料にする時間を取れていますか。忙しくても持ち寄りやすかった話題の選び方や、会議にしなくても共有できた方法を教えてください。

※この投稿はデモンストレーション用のサンプルです。