新人向けの賃貸管理用語集｜「現調」「手配済み」を日常の言葉に直しました

新人研修で、修繕の流れを説明した後に「現調とは何ですか」と質問がありました。私は毎日使う言葉なので、説明しなくても伝わると思っていました。内容以前に言葉の意味が分からず、質問のタイミングを逃していた受講者もいたそうです。

単語だけでなく、何が終わったかを書く

用語集では「現調」を「現地で状態を確認すること」と言い換えました。「手配済み」は、依頼を送っただけなのか、相手が引き受けたのかで意味が違うため、一つの定義にまとめず、記録する際に作業を具体的に書く例を載せています。

研修中には、受付担当と手配担当に同じメモを読んでもらいました。「折り返し待ち」についても、誰からの連絡を待つのか分からないという意見が出ました。専門用語を減らすだけでなく、主語を足すことが読みやすさにつながると分かりました。

言葉を禁止する資料にはしません

慣れた担当者が略語を使う場面はあります。すべて書き換えるのではなく、新人や別の部署へ伝えるときの言い換えを添える形にしました。短く書けることと、誰でも理解できることの両方を大切にしたいからです。

今は研修後に分からなかった言葉を一つずつ集めています。管理、受付、修繕で意味が食い違った用語はありますか。実際の案件名は書かず、単語と「どう受け取ったか」を教えていただけると、次の版に反映できます。

※この投稿はデモンストレーション用のサンプルです。