外国人スタッフの入社準備｜初日に詰め込まない受入れチェックリスト

入社初日に全部説明していませんか

工場の人事で受入れを担当しています。以前は初日の午前中に社内規則、生活の案内、書類の説明を続けていました。担当者は説明を終えて安心していたのですが、午後には「明日はどの入口に来ますか」という質問が出ました。情報が多く、すぐ必要なことが埋もれていたようです。

そこで、私たちの工場では案内を三つの時期に分けました。これは当社の運用例で、必要な説明を後回しにしてよいという意味ではありません。仕事を始める前に必要な労働条件や安全上の説明は、別に確実に行います。

1. 入社前：集合場所の写真、集合時刻、当日の連絡先、持ち物を送る。
2. 初日：出退勤の操作、トイレと休憩場所、危険な場所、質問する相手を一緒に確認する。
3. 最初の一週間：社内の相談方法や生活の疑問を、本人の様子を見ながら確認する。

担当者も迷わないようにする

各項目には説明する担当者と確認日を付け、本人へ渡す案内と社内の管理表を分けました。人事が説明したと思っていたことを、現場では誰も扱っていなかった、という抜けを見つけやすくなりました。案内の文章には、社内でしか通じない略語を使わないようにしています。

最後は「わかりましたか」ではなく、「明日の朝、どこへ行くか教えてください」と聞きます。正解を試すためではなく、私たちの説明に足りないところを探すためです。答えにくそうなら地図や写真を一緒に見直します。

次は、夜勤から入る人にも使える案内に直したいと考えています。入社初日に伝えて役立ったことや、後から説明したほうがよかったことがあれば、職場の規模と一緒に教えてください。

※この投稿はデモンストレーション用のサンプルです。