技能実習生の受入れ担当が交代したら｜巡回で気づいた引き継ぎの抜け

監理団体の巡回で、実習実施者の担当者が交代した後に相談が増えたことがありました。新しい担当者は書類の保存場所を把握していましたが、本人が普段どの窓口に相談しているかまでは引き継がれていませんでした。資料がそろっていることと、支援の流れがつながっていることは別だと感じました。

引き継ぎで追加したのは、個人情報を大量に集めた一覧ではなく、日々の動きがわかるメモです。朝の連絡を受ける人、生活の相談を受ける人、担当者が不在の日の連絡先を整理しました。進行中の個別相談は、本人への説明と共有範囲を確認したうえで、権限のある担当者間で扱います。

名前の一覧だけでは足りなかった

例えば「総務へ連絡」と書かれていても、新人にはどの部屋に行けばよいかがわかりません。私たちが見直しを手伝った職場では、窓口の場所と対応時間を案内に加えました。また、担当交代のお知らせを掲示するだけでなく、新旧担当者がそろって本人に紹介する時間を取りました。

旧担当者だけが持っていた説明資料は、内容を確認して共通の保管場所へ移しました。独自の言い換えで誤解を招く箇所は直し、現場の手順と制度の説明が混ざっていないかも確認しました。使わない旧版には、誤って配らないための印を付けています。

その後の巡回では、引き継ぎが済んだかを会社に聞くだけでなく、本人にも「困ったら誰に連絡しますか」と確認しました。窓口が変わったことを知らなかった人がいて、知らせる方法の見直しにつながりました。

担当者が少ない職場で、無理なく続けられる引き継ぎ方法を探しています。短時間でも実施してよかったことがあれば教えてください。

※この投稿はデモンストレーション用のサンプルです。