外国人採用の受入れ担当表を作成｜人事・現場・支援機関の役割を整理

外国人スタッフを複数の工場で受け入れる中で、人事、現場、登録支援機関の間に小さな行き違いがありました。例えば、初日の持ち物は人事が案内した一方、現場では違う服装を想定していました。全員が準備していても、説明が一致していなければ本人が困ってしまいます。

そこで、当社では受入れの担当表を作り直しました。人の名前だけを書くのではなく、「本人へ何を伝えるか」「誰が内容を確認するか」「変更があったとき誰へ知らせるか」を一組にしています。業務の担当分けと、本人への案内がつながるようにしました。

打ち合わせで使った項目

1. 入社当日の案内と、当日に連絡が取れない場合の対応。
2. 職場の手順や安全教育を説明する担当。
3. 生活に関する質問を受ける窓口と対応時間。
4. 説明資料を更新する人と、旧版を差し替える人。
5. 個別相談が出たときに、共有範囲を確認する担当。

最初は表を細かくしすぎて、読むのに時間がかかりました。今は日常の案内を一枚にまとめ、個別の契約や支援の範囲などは適切な別資料で確認しています。この表を作っただけで、各組織の法令上・契約上の責任が変わるわけではありません。曖昧な点は関係者で確認してから記載します。

実際に使うと、問い合わせの内容が窓口をまたぐ場合がありました。どちらの担当かを本人に決めてもらうのではなく、受けた担当者が次の窓口につなぎ、引き継いだことを確認する運用にしています。本人が何度も同じ説明をしなくて済むようにしたいからです。

当社では工場によって勤務時間が違うため、連絡先を統一する部分と、拠点ごとに変える部分を分けています。皆さんは本部と現場の役割をどのように整理していますか。担当表に入れてよかった項目や、入れすぎて使わなくなった項目も教えてください。

※この投稿はデモンストレーション用のサンプルです。