修理の訪問日程を調整するコツ｜希望日と確定日を混ぜない

入居者が希望した日を、受付メモで「訪問日」と書いてしまい、協力会社と調整済みの予定に見えた事例がありました。実際には空き状況を確認している途中でした。今回は、予定が決まるまでの言葉と記録をそろえた話です。

候補を受け取った段階の表現

受付時には「ご希望として伺いました。訪問できるか確認した後に、改めてご案内します」と伝えます。日付の横にも「本人希望・未確定」と添えました。候補が複数ある場合は、優先順位と時間帯の制約を聞き、確定したような書き方を避けます。

協力会社から候補日が戻った後も、本人への説明が終わるまで「確定」としません。相手が出られず伝言だけ残した場合は、まだ調整途中です。どこで返答を待っているかを記録すると、別の担当者が同じ会社へ重ねて確認することも防ぎやすくなりました。

時間帯の説明にも差がありました

「午前中」と聞いて朝一番を想像する方もいます。案内できる時間幅を確認し、到着前の連絡があるかどうかも、手配先の運用に合わせて伝えました。確認できていないサービスを、いつもの慣習で約束しないことが大切でした。

この方法を試した担当者からは、調整の途中でも状態が分かると言われました。皆さんは希望を何候補ほど聞いていますか。一律の数を決めるより、入居者の負担が少なく調整しやすい聞き方を集めたいです。

※この投稿はデモンストレーション用のサンプルです。