修繕手配の申し送りを1枚に｜確認済み・未確認・次の連絡を整理

情報は多いのに、手配を始められない

受付内容が長い文章で届くと、大事な情報を探すだけで時間がかかることがあります。特に「誰かが確認したはず」という項目が混ざると、同じ質問を入居者へ繰り返してしまいます。手配チームで試した、申し送りの整理方法を共有します。

1. 確認済み：本人が話した症状、発生時期、現在の困りごと。
2. 未確認：設備情報など、まだ分からない項目と確認できなかった理由。
3. 次の連絡：誰が、どの段階で、何を伝える予定か。

この三つを業務システムのメモの先頭に置き、詳しい経緯は下へ続けました。空欄を埋めることより、「本人が不在で確認できず」「技術担当へ確認中」と分かることを重視しています。未確認があるだけで受付担当へ差し戻す運用にはしていません。

試して分かったこと

手配担当からは、連絡済みかどうかを探しやすくなったという声がありました。一方、受付側からは、急いでいると三つの欄を同時に埋めるのは難しいという意見も出ました。緊急連絡が必要な場面は所定の経路を優先し、文章を整えることを先にしないと確認しています。

この投稿には実際の連絡先や案件番号を載せていません。紹介したのは書式の考え方だけです。拠点ごとに別のメモを増やすと二重入力になるので、既存の記録欄で使える形を探しています。

受付と手配の両方の立場から、三つの区分で足りない情報がないか意見をいただきたいです。実際に使ってみて読み飛ばしやすかった箇所も歓迎します。

※この投稿はデモンストレーション用のサンプルです。