入居者不在の修繕訪問を防ぎたい｜入室の確認を誰が担当していますか

訪問の候補日は共有されていたのに、当日の立ち会いや入室方法が決まっていなかった事例を振り返っています。協力会社が現地へ向かう前に気づけましたが、受付、管理、手配のそれぞれが、別の担当者が確認していると思っていました。

拠点内で分かったこと

私たちの記録では、日程欄が埋まると準備が終わったように見えます。しかし、入居者が立ち会うのか、本人の承諾を含めどの確認が済んでいるかは別の情報です。日程の調整と入室に関する確認を分けて、担当を決める必要があると考えました。

鍵の保管場所や暗証番号などを、この掲示板で共有することはしません。具体的な確認と記録は、権限のある担当者が既存の業務システムで行います。ここでは、確認が済んだことをどう引き継ぐかという手順だけを相談したいです。

二重確認を増やしすぎないために

訪問前に全員が同じことを聞けばよい、という改善にはしたくありません。入居者に同じ説明を何度も求める原因になるためです。確認担当を一人決め、手配担当がその記録の有無を見る形なら回せそうですが、不在や担当交代の際の扱いがまだ課題です。

各拠点では、どの役割が最終確認を受け持っていますか。「確認した人」と「訪問手配を進める人」が違う場合、行き違いを防げた記録の方法を教えてください。個別の入室情報は書かず、運用の工夫だけでお願いします。

※この投稿はデモンストレーション用のサンプルです。