設備提案会議を短くする3ページ資料｜課題・選択肢・次の判断を整理

設備提案会議を短くする3ページ資料

営業、技術、サービスが参加する設備提案会議で、資料説明だけに時間を使い、結論が次回へ持ち越される問題がありました。各部門が別々の資料を作るため、同じ仕様説明が重複し、未決事項が埋もれていました。

試行した資料は3ページです。1ページ目に顧客の現状と困り事、2ページ目に標準案と代替案の違い、3ページ目に未決事項、担当者、回答期限を置きます。詳細図面や計算書は添付資料とし、会議では必要な時だけ開きます。

特に効果があったのは、提案内容ではなく「今回決めたいこと」を最初に書いた点です。例えば、処理能力を優先するか、初期費用を優先するかを決めれば、技術詳細の検討方向も揃います。

会議後は3ページを案件投稿へ添付し、決定理由をコメントで追記します。短い資料は情報を削るためではなく、判断の順番をそろえるために使います。皆さんの会議で、毎回決まらず残りやすい項目があれば教えてください。

案件を横展開する際は、工場規模や生産品目によって結論が変わります。「設備提案会議を短くする3ページ資料」と似た相談で、今回とは異なる選択をした方の意見も歓迎します。

※この投稿はデモンストレーション用のサンプルです。