外国人社員に給与明細を説明するコツ｜金額を見せる順番を変えました

人事でよく受けるのが、「聞いていた給料と振り込まれた金額が違う」という質問です。給与明細を渡して項目名を順番に読むだけでは、どの数字とどの数字を比べているのかがそろわず、説明が長くなっていました。

まず本人が気になった数字を聞く

今は、最初に「どの金額を見て、違うと思いましたか」と聞いています。支給される合計と振込額を比べている場合もあれば、勤務した期間や手当の対象を気にしている場合もあります。先に理由を決めつけず、本人の疑問を確かめるだけで、話の順番が変わりました。

説明には、実在する社員の明細ではなく、架空の数字を入れた見本を使います。働いた期間、支給の項目、差し引かれる項目、振込額を別の場所にまとめ、色だけに頼らず見出しも付けています。本人の実際の金額については、人事との個別の場で確認します。

差し引かれる項目を「日本ではそうだから」とまとめると、納得しにくいと思います。何の項目か、誰に確認できるかを一つずつ説明し、個人の加入状況などで異なる部分は一般の見本と分けます。制度や金額の判断が必要なときは、担当部署で根拠を確認します。

厚生労働省には、外国人社員へ人事・労務を説明するときのポイントや、やさしい日本語の例文が掲載されています。資料を配るだけで終えず、職場で実際に出た質問と結び付けて読むと、言い方を見直す参考になります。

次回は、残業の時間の見方についても見本を用意したいです。皆さんの職場で説明が難しかった項目や、本人が理解しやすかった見せ方を教えてください。個人の給与額はコメントに書かないでください。

参考：厚生労働省「外国人の方に人事・労務を説明する際にお困りではないですか？」

※この投稿はデモンストレーション用のサンプルです。