やさしい日本語で職場の説明を見直す｜短くするだけでは足りない理由

日本語教室で、職場からもらった説明の言い回しについて聞かれることがあります。短い文章なのに意味がつかめない場合は、難しい漢字よりも、誰が何をするのかが省かれていることがあります。「要確認」「各自対応」だけでは、確認先や行動が見えません。

言い換える前に、伝えたい行動を決める

説明を作る人には、まず相手に何をしてほしいかを一つ書いてもらいます。次に、いつ、どこで、誰に確認するかを加えます。一文に複数のお願いを詰め込まず、必要なら番号付きで分けます。丁寧な言葉をなくすことではなく、内容の関係を見えやすくすることが目的です。

例えば、抽象的に「不明点は適宜ご相談ください」と書く代わりに、相談できる相手や場面を具体的に示せないか考えます。ただし、職場のルールを知らない支援者が連絡先や時間を決めてはいけません。担当者に確認し、実際に使える案内にする必要があります。

厚生労働省の「外国人従業員とのコミュニケーションのコツ」では、伝え方と聞き方の工夫を確認できます。文章の書き換えだけに集中せず、相手の話をどう聞くかも振り返る材料になります。

本人と一緒に読んでみる

私たちの活動では、説明を読んだ人に「この後、何をしますか」と聞いてみます。別の行動を想像したなら、相手の日本語力のせいにせず、表現や情報の不足を探します。読みやすさの感じ方は人によって違うため、一人に通じたら全員に通じるとも考えません。

制度や契約の重要な内容は、簡単にしようとして条件を消さないことも大切です。必要に応じて通訳や担当者の説明を組み合わせます。皆さんの職場で、短くしたのに伝わらなかった言葉はありますか。どんな補足で伝わるようになったかを知りたいです。

参考：厚生労働省「外国人従業員とのコミュニケーションのコツ」

※この投稿はデモンストレーション用のサンプルです。