写真付き業務マニュアルの更新忘れ｜古い画像を残さない三つの見直し

新人に備品の場所を案内したところ、手順書の写真と実際の棚が違っていました。棚の配置を変えた際、紙の案内は直したのに、共有していた画像が古いままだったのです。外国人スタッフから指摘されて気づき、資料を作ることより、更新を続ける仕組みの難しさを感じました。

今回変えたこと

第一に、資料ごとに更新担当を決めました。作った人が異動したら誰も直せない状態を避けるため、個人名だけでなく担当部署も記しています。第二に、最新版を置く場所を一つに決めました。第三に、備品や配置を変える際の確認項目へ、写真の見直しを加えました。

紙で配った案内は、共有フォルダーを直すだけでは変わりません。どこに掲示してあるかを一覧にし、差し替えた場所を確認しました。新人が自分のスマホに保存していた画像もあったので、変更点を説明し、古い案内を使わないよう伝えました。

写真を撮るときは、利用者や職員の個人情報が写り込まないようにします。施設内部の資料を公開のコミュニティへ貼ることも避けています。ここで共有したいのは写真そのものではなく、更新忘れに気づいた経緯と運用の工夫です。

担当者が直して終わりにせず、普段使うスタッフにも見てもらうと、撮影した側が気づかなかった違いが見つかります。皆さんはマニュアルの更新を、日常業務のどのタイミングで確認していますか。忙しくても続く方法を知りたいです。

※この投稿はデモンストレーション用のサンプルです。