共用廊下の照明が消えている｜場所が伝わる設備不具合の受付方法

「廊下の電気が切れています」と連絡がありました。建物には似た通路があり、階数だけでは場所が伝わりません。入居者に詳しい設備名を答えてもらうより、普段通る場所の目印を使う方が分かりやすかった受付です。

入居者が立っている位置を想像する

「階段から見て近いところですか」「エレベーターを出たあたりですか」と、本人の説明に合わせて聞きました。一度に細かい方向を何個も尋ねると混乱するため、分かった場所を読み返してから次の質問へ進みます。正規の記録には、管理側で確認できる図なども参考にして位置を残しました。

その際、照明が一つだけなのか、周囲も暗いのかは分かる範囲で確認しました。数を数えるために暗い通路を歩いてもらったり、高い場所の機器を触ってもらったりはしていません。危険につながる状況は、社内の連絡基準に従って担当者へ伝えます。

表現を合わせると伝達が楽になりました

以前は「奥の方」という言葉をそのまま転記していましたが、どちらから見た奥か分かりませんでした。場所の基準を一つ添えると、修繕担当からの確認が少なくなったと感じます。今回は件数を測った結果ではなく、担当者間の感想です。

物件の詳細はこの投稿では匿名化しています。皆さんは共用部の不具合で、どんな目印を使って聞き取っていますか。管理図の呼び方と入居者の言葉が違うときの工夫も知りたいです。

※この投稿はデモンストレーション用のサンプルです。